Cómo organizar las referencias bibliográficas de un TFG sin perderte

La bibliografía de un TFG casi nunca se estropea el día que buscas fuentes. Se estropea tres meses después, cuando tienes una cita textual en el capítulo dos sin número de página, una carpeta de Descargas con treinta PDF llamados «descarga (14).pdf» y la sospecha de que aquel artículo tan útil lo leíste en el móvil. Organizar las referencias bibliográficas de un TFG consiste en evitar esa escena desde el principio. No hace falta talento para ello: hace falta un sistema que montas en una tarde y mantienes con un par de minutos por fuente.

Ese sistema es lo que viene a continuación.

Por qué se desordena la bibliografía de un TFG

El desorden no viene de tener muchas fuentes. Viene de guardarlas en sitios distintos y sin criterio.

Un enlace en los marcadores del navegador. Un PDF en Descargas. Una referencia copiada en un documento de notas, otra enviada por correo a ti mismo y una última que solo existe en tu cabeza porque «ya la buscaré cuando la cite». Cada sitio, por separado, parece razonable. Juntos producen los fallos que más se repiten en las listas de referencias que llegan a revisión:

• Citas en el texto que no aparecen en la lista final, o entradas de la lista que nadie cita.
• La misma obra con dos formatos distintos, porque se escribió a mano en dos momentos.
• Citas textuales sin página, porque nadie la apuntó al copiarlas.

Se detectan en cinco minutos. Basta con elegir cuatro citas al azar y buscarlas en la lista.

Qué gestor de referencias usar en un TFG

Un gestor de referencias es un programa que guarda los datos de cada fuente (autor, año, título, revista, DOI), adjunta el PDF y, desde tu procesador de texto, inserta las citas y genera la lista final con el estilo que le pidas. Hacer todo eso a mano es posible. También es la forma más lenta y con más errores de llegar al mismo sitio.

Opción	Coste	A favor	En contra
Zotero	Gratuito y de código abierto	Guarda fuentes desde el navegador y cita en Word, LibreOffice y Google Docs	El espacio gratuito para sincronizar PDF es de 300 MB
Mendeley Reference Manager	Gratuito con cuenta de Elsevier	Lector de PDF con anotaciones y complemento Mendeley Cite para Word	Todo depende de esa cuenta y de su servicio en la nube
EndNote	De pago, salvo licencia de tu universidad	Muchas funciones avanzadas, útil si tu grupo ya trabaja con él	Pagar una licencia para un solo TFG rara vez compensa
Administrador de fuentes de Word	Incluido en Word	No instalas nada	Cada fuente se teclea en un formulario y hay pocos estilos
Hoja de cálculo o documento propio	Gratuito	Control total	Nada se formatea solo: cada coma de la lista la pones tú

La recomendación para un TFG es Zotero. Es gratuito, funciona en Windows, Mac y Linux, no depende de que sigas matriculado y tiene complementos para los tres procesadores de texto que usa casi todo el mundo. Si tu biblioteca universitaria ofrece Mendeley o EndNote con cursos de formación, también es una opción válida. Lo que sale caro es cambiar de herramienta a mitad del trabajo, con media bibliografía citada en un sistema y la otra media en otro.

Si escribes en LaTeX, Zotero exporta la biblioteca a BibTeX, y JabRef es una alternativa gratuita pensada para ese formato.

Si ya tienes fuentes guardadas sin orden

No empieces de cero. Arrastra al gestor los PDF que ya tengas: normalmente intenta leer sus datos y rellenar la ficha por su cuenta. Con documentos antiguos, escaneados o sin DOI suele fallar, y te tocará completarla a mano. Para lo que tengas apuntado en un documento de notas, busca cada fuente y guárdala desde su página. Tarda menos que teclear los datos.

Cómo guardar cada fuente en el momento

La regla es una sola: la fuente entra en el gestor el mismo día que decides que te sirve. No «cuando la cite». Ese día.

Con Zotero, el gesto es un clic. El conector para Chrome, Firefox, Edge y Safari reconoce la página de un artículo o de un libro, guarda sus datos y, cuando el PDF está accesible, lo adjunta. Desde una página de resultados puedes marcar varias fuentes y guardarlas de una vez. Necesita el programa de escritorio abierto, que es el despiste más habitual de la primera semana. Si tienes a mano el DOI o el ISBN, también puedes añadir la fuente pegando ese identificador.

Si todavía estás en la fase de búsqueda, la guía sobre cómo buscar artículos científicos para un TFG cubre las bases de datos y las estrategias. Aquí empieza lo que viene después, cuando ya tienes algo que merece guardarse.

Antes de cerrar la pestaña, escribe una nota de una línea en la ficha: para qué te sirve y en qué capítulo la vas a usar. «Define el concepto que uso en 2.1» basta. Una fuente sin nota es una fuente que vas a tener que volver a leer.

Cómo organizar las referencias por capítulos

Las carpetas del gestor, que en Zotero se llaman colecciones, deben copiar el índice de tu TFG. No el orden en que leíste, ni las bases de datos donde encontraste cada cosa. El índice.

Una estructura que funciona:

1. Introducción
2. Marco teórico, con una subcolección por cada bloque grande
3. Metodología
4. Discusión
5. Pendientes de leer
6. Descartadas

Una misma fuente puede estar en dos colecciones sin duplicarse. En Zotero el elemento sigue siendo uno y lo único que cambia es dónde aparece, así que el artículo con el que defines un concepto en el marco teórico y con el que contrastas tus resultados en la discusión vive en los dos sitios y se corrige una sola vez.

Las etiquetas sirven para lo transversal, lo que no pertenece a un capítulo: «cita textual», «dato», «instrumento», «revisar ficha». Pocas y siempre las mismas. Con cuarenta etiquetas distintas, las etiquetas se convierten en otro desorden.

Y no borres lo que descartas. Si haces una revisión bibliográfica, tendrás que explicar qué dejaste fuera y por qué, y esa colección es tu registro.

Lee y anota dentro del gestor

Zotero y Mendeley abren los PDF en su propio lector y te dejan subrayar y anotar. La ventaja sobre leer en cualquier visor es muy práctica: la anotación queda unida a la referencia, con su página, y la encuentras desde la misma ficha meses después.

Para cada fuente que vayas a citar, deja apuntado:

• La idea que te interesa, en tus palabras. Si no sabes resumirla en una frase, todavía no la has entendido.
• Dónde va: capítulo y, si lo sabes, apartado.
• La cita exacta con su página, si piensas citar de forma textual.
• Con qué otra fuente coincide o choca, si lo ves claro. Es la materia prima de la discusión.

Lo de la página no es un capricho. APA 7 y la mayoría de los estilos la exigen en las citas textuales, y buscarla después en un PDF de treinta páginas es la forma más tonta de perder una tarde.

Revisa los datos antes de citar

El gestor formatea lo que tiene. Si la ficha está mal, la referencia saldrá mal, eso sí, perfectamente formateada.

Los fallos más habituales en las fichas importadas:

• Títulos enteros en mayúsculas, que el estilo no siempre corrige.
• Nombre y apellidos cambiados de campo, o un organismo partido como si fuera una persona.
• Un capítulo de libro guardado como libro, o una página web guardada como artículo.
• El DOI ausente aunque el artículo lo tenga.
• El año de la versión en línea en lugar del año de publicación, o al revés.

Las fuentes que importas desde buscadores generales piden más atención, porque sus datos se recogen de forma automática. Si trabajas con Google Scholar, la guía sobre cómo usar Google Scholar para un TFG o TFM explica cómo exportar cada referencia. Compárala siempre con la primera página del PDF o con la página de la revista antes de darla por buena.

Comprobar una ficha al guardarla cuesta treinta segundos. Comprobar ochenta la semana de la entrega cuesta un fin de semana.

Cita mientras escribes, no al final

Este es el paso que justifica todo lo anterior. Con Zotero instalado, Word y LibreOffice muestran sus opciones en la barra del programa, y Google Docs las añade a su menú cuando tienes el conector en el navegador. Insertas la cita buscando por autor o por título, eliges el estilo una vez y la bibliografía se genera sola con todo lo que has citado. Si añades o quitas una cita, la lista se actualiza.

Zotero trae más de 10.000 estilos, así que el tuyo casi seguro está. Cuál es el tuyo no lo decides tú ni lo decide el gestor: lo fija la guía de TFG de tu facultad, y conviene mirarlo ahí antes de citar la primera fuente. Si te piden APA 7, en la guía de normas APA 7 para TFG y TFM tienes los casos que más se repiten y los que el gestor no resuelve solo.

Cuatro precauciones que ahorran disgustos:

• No retoques a mano una cita generada por el complemento. La siguiente actualización puede deshacer el cambio o dejar esa cita desconectada de la biblioteca. Si algo sale mal, corrige la ficha en el gestor.
• En Google Docs, las citas activas de Zotero que copies a otro documento dejan de funcionar. Dentro del mismo documento puedes moverlas sin problema.
• Si tu tutor te pide otro estilo a mitad de trabajo, cámbialo en las preferencias del documento del complemento. Es un clic, y rehacerlo a mano son días.
• Zotero permite convertir las citas en texto normal antes de entregar. Hazlo solo sobre una copia del documento, porque en ese fichero ya no podrás actualizar nada.

Copias de seguridad y acceso futuro

Crea una cuenta de Zotero y activa la sincronización. Las fichas y las notas quedan guardadas en sus servidores, y puedes seguir trabajando desde otro ordenador o desde la versión web. Para los archivos adjuntos, como los PDF, el espacio gratuito es de 300 MB, que da para unos cuantos cientos de documentos según lo que pesen. Si te quedas corto, hay planes de pago.

Dos costumbres más:

• Regístrate con un correo personal. El institucional suele desactivarse al terminar los estudios, y esa biblioteca te va a hacer falta si después haces un máster.
• Exporta la biblioteca completa a un archivo cada pocas semanas y guárdalo fuera del ordenador. Si algo se rompe en la sincronización, recuperas el trabajo en minutos.

Errores frecuentes al organizar la bibliografía

Error	Qué provoca	Cómo evitarlo
Guardar el PDF y no la referencia	Fichas incompletas que hay que rellenar a mano	Guardar siempre desde la página de la fuente con el conector
Usar dos gestores a la vez	Duplicados y citas que no se actualizan	Uno solo, elegido antes de empezar
Citar de memoria y teclear la cita	Citas sin entrada en la lista final	Insertar siempre desde el complemento
Guardar la misma fuente dos veces	La obra aparece repetida y con datos distintos	Revisar los duplicados con la función del gestor y fusionarlos
Borrar lo descartado	No puedes justificar qué dejaste fuera	Una colección de descartadas
Dejar la revisión de fichas para el final	Un fin de semana entero corrigiendo mayúsculas	Comprobar cada ficha al guardarla

Si cada fuente entra bien en el gestor el día que la encuentras, la lista de referencias sale con un clic. Si no, sale el domingo antes de la entrega, a mano y con prisa.